La organización te ayuda a trabajar más rápido, manejar mejor los problemas y mantenerte motivado. Aquí tienes 15 consejos de organización para los días laborales:
1. Lista de tareas: Tomarte cinco a diez minutos cada mañana para escribir una lista de tareas, ya sea en papel o digitalmente, puede ayudarte a concentrarte y aumentar la productividad. Hacer adiciones diarias a la lista original de tareas puede ayudarte a mantenerte enfocado. Algunas personas encuentran que una lista corta de tareas grandes es intimidante, por lo que dividirlas puede ayudarles a evitar la procrastinación.
2. Mantén tu estación de trabajo limpia: Dedica unos minutos cada noche a limpiar tu escritorio y eliminar los elementos innecesarios. Organiza la basura, guarda los bolígrafos en un cajón u organizador y apila los papeles ordenadamente. También puedes llenar tu botella de agua para evitar problemas por la mañana. Esto incluye la limpieza digital. Cuando hay muchos archivos y aplicaciones en el escritorio, las computadoras arrancan lentamente, por lo que limpiarlos semanalmente y descargar actualizaciones puede prevenir bloqueos y lentitud. Esto también puede ayudarte a encontrar aplicaciones y archivos más rápido, puedes empezar a trabajar de inmediato al día siguiente en lugar de tener que limpiar.
3. Sigue un horario: Algunas personas trabajan mejor por la mañana, otras por la noche. Averigua cuándo eres más productivo y trabaja en ese momento. Elegir un horario es crucial, pero también lo es mantenerlo. Crear hábitos duraderos requiere consistencia. Ser constante con tu rutina puede aumentar la productividad. Conocer tus horarios de trabajo ayuda a enseñar a tu cerebro a estar activo.
4. Descansos: Toma de 10 a 15 minutos cada dos horas para estirarte y enfocarte en algo diferente para mantenerte enérgico y apasionado por el trabajo. Si es posible, come lejos de tu escritorio para tomar un descanso del trabajo. Las tareas inesperadas en el trabajo son otra razón para tomar descansos frecuentes. Pequeñas pausas programadas a lo largo del día te ayudarán a superar estos problemas sin sentirte abrumado.
5. Menos multitarea: La multitarea parece ser la mejor forma de hacer las cosas, pero no siempre es cierto. La multitarea puede incluso tardar más que trabajar solo. El trabajo requiere cierta multitarea, pero estar organizado te ayudará a evitar hacer demasiadas cosas a la vez.
6. Encuentra distracciones: La gestión de las distracciones es otra forma de organizar tu día laboral. Las distracciones comunes incluyen correos electrónicos, mensajes de texto y llamadas. Afortunadamente, estas distracciones pueden abordarse. Para mantener la concentración y evitar distracciones con nuevos correos electrónicos, programa ciertas horas para revisarlos. Puedes poner un teléfono que distraiga en modo avión o en un cajón para evitar distracciones de mensajes personales. Aunque no puedes organizar las llamadas entrantes para el trabajo, puedes tener éxito organizando las salientes. Estos métodos pueden ayudarte a evitar distracciones y sus efectos que consumen tiempo.
7. Automatiza las tareas que puedas: Puedes enviar muchos correos electrónicos o distraerte con alguien que necesite tu firma. Para ahorrar tiempo y reducir distracciones, automatiza estas tareas con tecnología. Mantén plantillas para correos electrónicos comúnmente enviados para que puedas personalizar y enviar. El software de firma digital te permite firmar documentos con un clic. Automatizar tareas te ayuda a enfocarte y organizar.
8. Ordena los trabajos por importancia: Comienza tu día con tu tarea más grande y estresante en lugar de contestar correos electrónicos. Esta puede ser la tarea que más tiempo te lleve en tu día, pero acelerará los procesos. Empezar con las tareas más importantes puede ayudarte a realizar las más pequeñas rápidamente sin agotar toda tu energía.
9. Planifica tu día por horas: Esto es especialmente útil si tienes muchas reuniones durante el día. Programar las cosas cada hora puede hacer tu día más predecible. También puede aumentar la productividad recordándote tu trabajo cuando te distraes.
10. Establece objetivos y recompénsate: Establecer objetivos puede motivarte a trabajar mejor. Desafíate a desarrollar una lista de tareas diarias para mantenerte organizado. Establecer objetivos profesionales puede ayudarte a mantener el interés en el trabajo. Establece objetivos para recompensarte cuando los alcances. Las recompensas no necesitan ser extravagantes. Pueden ser tan sencillas como comer un refrigerio después de un gran esfuerzo. Establecer y reconocer objetivos te ayuda a mantenerte concentrado y comprometido en tu trabajo, por lo que cualquier incentivo que te estimule es beneficioso.
11. Planifica tus días en "lotes" de trabajo: Algunas personas tienen éxito organizando su semana laboral y su día laboral. Si tu trabajo implica llamadas telefónicas y trabajo administrativo, puedes responder llamadas los lunes, miércoles y viernes y trabajar los martes y jueves. Esto te ayuda a concentrarte y maximizar la productividad sin sentir que necesitas cambiar de tareas en cualquier momento. Este método funciona bien para personas detallistas que no les importa hacer lo mismo durante horas.
12. Encuentra factores estresantes: Muchos procrastinan debido a factores estresantes como la duda de uno mismo, el perfeccionismo o las críticas. Tal vez te preocupa recibir malos comentarios sobre esa tarea recurrente o perder ese plazo significativo. Descubrir qué te está estresando puede ayudarte a reducirlo y hacer que las tareas difíciles sean más fáciles. Hablar con tu supervisor o equipo sobre estrategias para mejorar el rendimiento laboral y la satisfacción puede reducir el estrés laboral. Identificar los factores estresantes laborales te permite superarlos y planificar tu día sin temor o procrastinación.
13. Planificación semanal/mensual: Una lista de tareas diarias puede ayudarte a realizar actividades diarias, pero una lista más amplia al comienzo de cada semana o mes puede ayudarte a administrar tu tiempo para alcanzar tus objetivos. Para un plazo de fin de mes, crea metas semanales para hacer todo a tiempo. Establece metas diarias para desglosar aún más las metas. Este método descompone un gran trabajo en múltiples tareas más pequeñas para hacer que los objetivos a largo plazo sean más alcanzables.
14. Promueve la organización con flujos de trabajo actuales: Tu lugar de trabajo puede incluir procedimientos o herramientas que te ayuden a organizarte. Muchas aplicaciones de correo electrónico ofrecen un calendario para programar. Algunas aplicaciones de chat contienen recordatorios para mantenerte encaminado. Pregunta a compañeros de trabajo o jefes cómo organizan su trabajo y adopta sus métodos.
15. Equilibra tu horario: El equilibrio ayuda a la organización a largo plazo. Muchas personas que intentan prácticas organizativas en el trabajo sacrifican el equilibrio entre el trabajo y la vida personal por una productividad a corto plazo. Sin equilibrio, puedes perder tus hábitos de organización. Afortunadamente, cualquiera de estos métodos puede mejorar tu organización en el lugar de trabajo.